Krisis Corona mengajarkan kita banyak hal: di atas segalanya, cara menggunakan infrastruktur digital baru sebagai alat kerja yang berfungsi. Dorongan digitalisasi yang sangat besar dalam pekerjaan kantor telah menunjukkan kepada kita bahwa banyak hal yang biasa kita lakukan dalam analog sebelum Corona tidak lagi diperlukan saat ini. Betapa cerdiknya kesadaran kami hari ini bahwa Anda tidak lagi harus terbang dari Hamburg ke Munich untuk pertemuan satu jam, menghabiskan sepanjang hari di jalan, mencemari lingkungan dan mengeluarkan biaya yang sangat besar. Pertemuan -pertemuan ini juga lebih efisien melalui tim, zoom, bertemu dan berbagai platform video lainnya.
Tetapi pada saat yang sama, kami juga memperhatikan betapa pentingnya kadang -kadang memiliki pertukaran langsung yang intensif secara langsung dan berwarna – orang ke orang. Kami kemudian merasakan getaran, nuansa dan inspirasi kreatif kolaborasi langsung.
Artikel ini meneliti ketegangan antara offline dan online di dunia kantor baru dan bagaimana struktur kantor yang fleksibel dapat membantu mengurangi biaya.
7 hal bagaimana digitalisasi telah mengubah kantor
Dalam dua tahun terakhir, digitalisasi pekerjaan telah berkembang pesat. Diperkirakan lima kali lebih cepat dari dua tahun di masa pra-korona. Apa perubahan utama dalam kehidupan kantor?
1. Kehadiran fisik kurang di kantor
Jarak jauh atau di kantor pusat, kita bisa sama efektifnya dengan kegiatan tertentu seperti kita berada di kantor, atau bahkan lebih efektif.
2. Lebih sedikit pertemuan dengan kehadiran aktual di ruangan yang sama.
Sebuah rapat berfungsi melalui layar video, tidak ada pertanyaan tentang itu. Terbukti seratus kali lipat. Kami tidak selalu harus naik pesawat. Kami juga dapat “mengendalikan” hubungan dengan mitra dan pelanggan dari jarak jauh.
3. Lebih sedikit perjalanan bisnis
Kami telah belajar bahwa tidak selalu sepadan dengan upaya untuk jet melalui setengah dari Jerman atau bahkan lebih jauh hanya untuk mengadakan pertemuan dengan pelanggan. Tragisnya, realisasi ini hanya datang kepada kami sekarang karena kami tidak menyetujui konvensi apa pun mengenai penggunaan platform video sebelum Corona. Pertemuan virtual berada di luar imajinasi kami. Pada hari -hari ini kita harus mengalami lagi, juga saya dengan menyakitkan, betapa rumitnya perjalanan saat ini. Banyak penerbangan dibatalkan. Kekacauan di bandara. Dan karena begitu banyak penerbangan yang dibatalkan, kereta api itu penuh sesak. Bepergian memakan waktu dan menjengkelkan. Dan lebih mahal daripada pertemuan virtual.
4. Kami hampir tidak menggunakan telepon rumah lagi
Pekerjaan jarak jauh berarti kami berkomunikasi melalui smartphone kami. Itu dipelajari. Kami sekarang menghubungi nomor ponsel kami terlebih dahulu dan nomor darat kami kedua.
5. Alat kerja kami mobile
Kepadatan laptop telah meningkat karena kami ingin fleksibel dalam memutuskan di mana kami bekerja. Kami membawa alat kerja utama kami bersama kami.
6. Kabinet server semakin sedikit.
Kami tidak lagi membutuhkan lemari server di kantor. Ada hosting data yang sesuai dengan DSGVO di cloud. Akses mudah dan kami dapat bekerja secara kolaboratif pada file bersama. Hanya dari kantor rumah. Dengan cepat dan mudah.
7. Solusi kantor digital lebih banyak
Jika kita tidak berkumpul dalam kehidupan nyata sesering yang kita lakukan, mencetak, pengarsipan, dan mengirimkan tanda terima tagihan secara fisik sekarang punah. Kantor menjadi lebih tanpa kertas. Ada alat digital untuk mengirimkan kwitansi biaya perjalanan, bagaimana kita berkolaborasi pada dokumen di cloud. Kami tidak membawa file lagi.
Hasil dari perubahan perilaku kerja ini, yang telah dipelajari tetapi juga sesuai dengan konvensi yang sama sekali baru, adalah bahwa di banyak bidang karyawan lebih puas, memiliki lebih banyak kebebasan dan output bahkan dicapai lebih efisien di beberapa daerah. Pengalaman luas tidak berarti bahwa anggota tim di kantor pusat tidak memenuhi tanggung jawab mereka atau menghindari pemahaman atasan. Sebaliknya.
Dalam beberapa tahun terakhir, semakin terbukti bahwa pekerjaan jarak jauh dapat bekerja jika Anda membangun perangkat lunak dan perangkat keras yang tepat dan menumbuhkan tim yang mendukung dan budaya komunikasi. Selama berbulan -bulan, perangkat gaya tertentu telah mapan dalam ritme kerja yang mempromosikan aliran informasi dan kolaborasi meskipun pekerjaan jarak jauh. Perangkat gaya ini, misalnya, adalah pertemuan harian pagi hari atau pertemuan Jumat dengan seluruh tim dan rekan -rekan lainnya yang terhubung ke layar.
Tetapi kadang -kadang kami juga mengalami bahwa bekerja sama bersama dengan kontak mata yang nyata tanpa layar di antaranya bisa sangat menyenangkan, memanusiakan, memfasilitasi, memotivasi dan kreatif.
Dimana pertemuan analog bermanfaat
Dalam proyek yang sangat intensif yang membutuhkan pertukaran simultan dari banyak perdagangan dan keahlian, pertemuan sementara tim sangat membantu. Kita dapat berkomunikasi lebih cepat, bertukar pikiran lebih cepat, berpindah dari satu kamar ke kamar lain untuk meyakinkan diri kita sendiri atau secara informal mengklarifikasi sensitivitas. Dalam semua kasus, kerja tim yang nyata membantu kita untuk merasakan “kita” merasa lebih intens dan membiarkan penghargaan dan motivasi saling menghargai lebih langsung ke pekerjaan proyek kreatif. Dan menempelkan catatan kuning atau mengembangkan diagram di flipchart menciptakan dinamika yang lebih kuat daripada menuliskannya di perangkat lunak lokakarya Miro.
Tetapi pekerjaan proyek jarak jauh juga masuk akal ketika itu akan terlalu mahal bagi tim yang beragam dari semua bagian dunia untuk berkumpul di satu tempat secara nyata. Jauh lebih hemat biaya untuk menggabungkan kompetensi yang seharusnya tidak pernah bersatu dan untuk menarik kekuatan proyek dari campuran kompetensi yang beragam ini. Itulah keuntungan cerdik dari kolaborasi digital-independen lokasi.
Namun, ketika datang untuk membentuk pendapat, suasana hati, sensitivitas, debat sulit atau mengatur kursus untuk bisnis, Anda harus berkumpul. Ini adalah satu -satunya cara untuk sepenuhnya memahami di antara garis -garis, untuk memahami getaran di dalam ruangan. Dan getaran ini menyumbang setidaknya 50% dari pengambilan keputusan.
Onboarding dan mengenal kolega baru harus terjadi di tempat, bukan dari jarak jauh. Beberapa minggu pertama sangat penting untuk mendapatkan pemahaman tentang kebutuhan, kekuatan, kelemahan, dan cara kerja karyawan yang baru.
Berada di tempat di kantor, berinteraksi secara spontan dengan anggota perusahaan dengan siapa orang tidak akan benar-benar memiliki titik kontak dalam proses proyek tetap, memberi kami peluang dan impuls untuk proyek berikutnya atau mungkin memungkinkan ide bersama muncul yang tidak akan pernah terjadi sebaliknya. Perusahaan selalu merupakan kumpulan orang yang berbeda yang melakukan satu sama lain dengan baik atau yang kadang -kadang bisa saling gugup karena pendapat atau cara kerja yang berbeda bersatu. Tetapi pengalaman komunikasi tim ini penting karena mereka menumbuhkan pemahaman yang lebih baik satu sama lain dan pada akhirnya menyebabkan pengalaman bagaimana tim yang optimal dapat bekerja sama. Tentang topik budaya hibrida ini, lihat juga artikel ini: Sukses Bisnis Terlepas dari pekerjaan baru.
Kami tidak akan memiliki pengalaman ini dalam kolaborasi digital murni di layar jarak jauh.
Campuran membuat perbedaan: sistem kerja yang efisien dan mengurangi biaya
Kami telah melihat bahwa kami membutuhkan analog, pertemuan nyata kolega tim atau tim penyedia pelanggan dan layanan. Dan kita telah melihat bahwa kita sering tidak perlu berkumpul dalam kehidupan nyata. Solusi pertemuan digital memungkinkan kolaborasi yang efisien antara anggota tim yang mungkin tidak berkumpul bersama. Campuran membuat perbedaan.
Kami mendapatkan kebebasan bagi kolega yang dapat lebih mudah menyesuaikan keluarga mereka, janji dokter, atau perjalanan ke pihak berwenang ke rutinitas kerja sehari -hari mereka. Dan kami mendapatkan kebebasan di dalam perusahaan, yang terutama mengurangi biaya dan disorot di sini:
Pengurangan Biaya Perekrutan untuk Karyawan Baru
Lebih mudah untuk merekrut karyawan dan dengan demikian keahlian mereka yang seharusnya tidak dapat diakses dalam hubungan kerja tradisional, baik karena mereka ada di rumah di bagian lain dunia atau karena mereka tidak ingin meninggalkan tempat tinggal kesayangan mereka di dekat kantor pusat perusahaan. Ini akan terlalu jauh untuk perjalanan harian. Melalui pekerjaan jarak jauh, perusahaan tetap mendapatkan akses ke operator kompetensi yang tidak akan ada. Kemungkinan tunjangan perjalanan untuk karyawan oleh majikan lebih rendah.
Pengurangan Biaya Perjalanan
Terkadang perlu bertemu pelanggan dan mitra kerja sama secara langsung. Tetapi tidak berarti kita harus melakukan perjalanan ke setiap pertukaran. Kami benar -benar mengalami bahwa pertukaran melalui Zoom and Co. seringkali lebih intensif daripada melalui telepon dan bahwa kursus dapat diatur dengan sangat cepat. Pertemuan video tidak menggantikan pertemuan tatap muka, tetapi mereka pasti mengurangi frekuensi pertemuan dengan kehadiran. Ini juga akan secara signifikan mengurangi biaya perjalanan udara di masa depan.
Fleksibilitas dalam penyewaan kamar
Ruang kantor akan digunakan lebih fleksibel di masa depan. Jika ukuran tim meningkat lagi di beberapa titik sekarang setelah Corona dan setelah krisis ekonomi saat ini karena perang Ukraina, ruang tidak harus disewa selain sejauh yang sama. Karena meningkatnya proporsi pekerjaan jarak jauh, semua orang tidak pernah berada di lokasi bersama pada saat yang sama. Ini memberi kantor fokus yang berbeda. Sama seperti lanskap ritel berubah melalui digitalisasi dan e-commerce dan toko semakin menjadi ruang pamer, kantor menjadi “kamar wow.” Orang bertemu untuk acara -acara khusus, acara, atau pertukaran intensif. Saat Anda berada di kantor bersama sebagai sebuah tim, Anda merayakannya lebih banyak. Kami menggunakan momen untuk pertukaran yang lebih intensif.
Jika kami memiliki lebih sedikit workstation daripada karyawan, itu berarti kami menggunakan alat pemesanan digital untuk memesan workstation kami. Ini semakin mungkin karena kami membawa ballast analog yang kurang dan kurang (seperti file dan folder). Jika kami masih membutuhkan bahan analog, kami menyimpannya di lokasi pusat. Dapat dibayangkan bahwa setiap karyawan memiliki kompartemennya sendiri atau wadah gulungan untuk hal -hal penting.
Dengan pintu geser atau “elemen lipat dinding” kami mengubah ukuran kamar dan denah lantai sesuai kebutuhan. Mungkin kita membutuhkan “ruang kreatif” dalam jangka pendek, di mana tim tertentu dengan keterampilan berbeda sedang mengerjakan proyek yang kompleks. Proyek ini membutuhkan interaksi pribadi dan perdebatan kreatif untuk periode pertukaran intensif. Tim proyek merancang ruang proyeknya sesuai dengan kebutuhan proyek. Ruang sementara ini kemudian dibuat di perusahaan semata -mata untuk tujuan ini.
Fleksibilisasi telekomunikasi
Sistem telepon yang mahal, dipasang secara permanen di perusahaan, adalah sesuatu dari masa lalu. Mari kita hadapi itu. Seberapa sering kita masih melakukan panggilan telepon melalui telepon rumah? Pekerjaan jarak jauh telah membuat pusat komunikasi smartphone kami. Masuk akal untuk memberikan smartphone kepada setiap karyawan. Ini membuat komunikasi seluler melalui surat, kendur, tim, telepon, dll. Sangat mudah.
Jika perusahaan tidak ingin melengkapi semua karyawan dengan smartphone, maka aplikasi spesifik di ponsel pribadi cocok, yang memungkinkan panggilan terkait pekerjaan atau komunikasi lainnya melalui nomor bisnis dan dengan penagihan biaya yang terpisah.
Skalabilitas penyimpanan data melalui komputasi awan
Akhirnya, internet kami juga semakin cepat. Komputasi awan akan menjadi lebih luas. Kabinet server di perusahaan akan menjadi lebih sedikit. Kami sering terganggu ketika kami perlahan -lahan memuat data ke server melalui koneksi VPN. Infrastruktur cloud yang lebih baik akan muncul, yang akan memungkinkan untuk menukar dan mengarsipkan bahkan sejumlah besar data dengan cepat dan aman. Pada saat yang sama, pekerjaan kolaboratif pada file yang sama akan ditingkatkan melalui solusi khusus program. Menggeser V1 dan v2_geaendert_von_egon bolak -balik akhirnya merupakan sesuatu dari masa lalu.
Kami kemudian hanya membayar jumlah pengguna yang masuk dan volume data aktual yang digunakan.
Jadi itu adalah campuran yang tepat dari pekerjaan digital dan analog dengan pertemuan nyata satu sama lain yang membuat pekerjaan berhasil. Tetapi juga merupakan tanggung jawab setiap anggota tim untuk dapat memutuskan apakah akan pergi ke kantor hari ini atau bekerja dari jarak jauh. “Flexi-office” dengan campuran yang tepat antara infrastruktur digital dan analog akan membuat kantor bekerja lebih baik, lebih efektif dan … lebih murah di masa depan.
